En nuestra vida profesional nos vemos obligados a defender nuestro trabajo no solo con hechos o tácticas, también con resultados. Muchas veces esos resultados, esos datos, son para nosotros mismos: ver qué funciona, qué no, qué decisiones tomar… y, en otras ocasiones, esos resultados tenemos que presentarlos ya sea a nuestros jefes como a nuestros clientes.
Y sí, puede tratarse de un momento complicado porque de esos resultados -y de cómo los defiendas- pueden depender muchas decisiones y acciones futuras. Puedes ser líder de tu equipo y dar cuentas a la dirección de tu empresa, puedes ser CEO y ofrecer los resultados a los accionistas, puedes ser freelance y presentar los resultados a tus clientes…
Como ves, son muchas las circunstancias en las que tenemos que dar todo lo mejor de nosotros mismos, así que hoy quiero mostrarte cómo puedes hacer no una buena presentación de resultados, quiero que aprendas a hacer LA MEJOR presentación.
¿Qué debemos tener en cuenta antes de hacer la presentación de resultados?
Identifica el público al que te diriges
Tu presentación de resultados va a depender de quién es tu público: clientes, accionistas, compañeros de profesión… Conoce a tu audiencia y prepara tu presentación en consecuencia. El lenguaje, el tono, la imagen, será totalmente diferente.
Haz los debes: no memorices, entiende
Aprende todo sobre lo que estás exponiendo, estudia bien los números y mantén a mano las informaciones que necesitarás. Aprenderlo no quiere decir que te lo memorices, pero sí que entiendas lo que estás diciendo y no que estés en modo “repetición”.
Organízate para empezar a tomar acción
Organiza toda la información que vas a necesitar. Separa los datos, entiéndelos, haz gráficos, saca tus conclusiones y, sobre todo, busca soluciones. Una vez que tengas la información, será muy sencillo darle forma a la presentación.
Hazlo visual, marca la diferencia
Ya lo verás después, pero vale más un gráfico que varios bloques de texto o incluso que varias tablas con datos. Y ahí entra en juego tu creatividad, tu marca personal y tu identidad. Puedes usar plantillas que te ofrecen las herramientas si no eres capaz de crear una desde cero, pero lo mejor será que arriesgues y apuestes por lo que más te represente.
¿Cuál será tu plan?
Nadie quiere saber los problemas o los aspectos negativos. O, si los tienen que conocer sí o sí, lo mejor es que tengas preparado un plan para volver a coger el timón del barco y llevarlo a buen puerto. Así que tenlo en cuenta: si quieres alcanzar el éxito, aporta soluciones, no solo problemas.
No olvides ser humilde
Muéstrate gentil y permite un tiempo para preguntas sobre los resultados que acabaste de presentar. ¿Te preguntan algo que no sabes o de lo que no estás seguro? No te lo inventes. Lo mejor que puedes hacer es decir que lo buscarás y se lo enviarás para darle la mejor respuesta a su pregunta 😉
No tienes que saberlo todo, pero sí tienes que ser tu mejor versión.
¿En qué nos va a ayudar el storytelling en la presentación?
¿Acaso crees que te va a ayudar empezar soltando datos, datos y datos? ¡No!
Si quieres que aquellas personas a las que te diriges te presten atención, cuéntales una historia. Aquí no me refiero a que les cuentes un cuento ni mucho menos, pero es una gran forma de enganchar con la temática que te traes entre manos.
Tu presentación no puede ser un cúmulo de historias inconexas, no puedes usar varias a lo largo de tu presentación o parecerá un abuso. Elige una, crea una, pero que tenga propósito. Las personas recuerdan las historias, sobre todo en las que se ven reflejadas. Así que elige la historia, crea la metáfora y comienza a darle forma a tu presentación.
Pero sí, estoy imaginándote haciendo la siguiente pregunta: ¿Cómo se cuenta una buena historia?
Estos son algunos tips que puedes usar para ser el mejor narrador:
- Todas las historias tienen una estructura. Está la trama, los personajes, el drama y la gran idea.
- No te olvides de intensificar el conflicto antes de resolverlo.
- Utiliza efectos dramáticos como cambios de volumen o ritmo, creando contrastes y usando pausas dramáticas. Estos atraen a los oyentes.
Es la hora de montar la presentación de resultados, ¿por dónde empezamos?, ¿qué incluimos?
Organiza los datos
Excel. Ahí está la clave. Si tienes muchos datos que presentar, lo mejor es que abras un Excel en el que organizarlos todos. Así verás con claridad todo lo que tienes que abordar y podrás tener a mano todo lo necesario para la creación de gráficos.
Estructura de la presentación
No quiero abrumarte, la teoría que te he dado -y la que queda- es fantástica, de hecho este es el esquema ideal:
Pero lo cierto es que la práctica puede ser algo más… complicada:
Así que no pierdas el foco, fíjate una estructura de presentación e intenta cumplirla.
Herramienta a utilizar
PowerPoint ha sido el software estrella durante muchos años para elaborar presentaciones, pero actualmente existen programas que ofrecen presentaciones más dinámicas y personalizadas. Importante: con esto no quiero decir que PowerPoint o Keynote no sean suficientes, de hecho TODAS mis presentaciones las realizo con este último y el resultado me encanta.
No obstante, quiero darte todas las opciones posibles y que se adapten a ti, ¡no hay límites!:
- PowerPoint; es el ABC de las presentaciones para Microsoft.
- Keynote; el imprescindible para los usuarios de Mac.
- Canva; tendrás una gran cantidad de diseños predeterminados que puedes personalizar incluso sin tener nociones de diseño.
- Prezi; te permite crear presentaciones animadas y dinámicas. Tiene versión gratuita, aunque puede resultar algo limitada.
- Google slides; pone a tu disposición temas, fuentes, la posibilidad de insertar videos y animaciones, además de ser colaborativo.
- Knovio; se trata de un programa que te permite agregar audios y videos a tus presentaciones. Además, brinda la posibilidad de compartirlas a través de las redes sociales o el mail.
- Powtoon; este programa es similar al PowerPoint, con la particularidad de que permite agregar diapositivas animadas y su versión gratuita puede ser suficiente.
Qué aspectos no pueden faltar en la presentación de resultados
Tu objetivo está claro: tienes que presentar resultados.
Ahora bien, dentro de ese objetivo, y por lo tanto de esos resultados, podemos encontrar los resultados generales, los de producto, los de región o área…
Generales
Cuando hablamos de este tipo de resultados podemos incluir los siguientes aspectos:
- Principales cifras y resultados del negocio
- Valor obtenido
- Resultado de crecimiento
- Cómo ha cambiado a lo alrgo del tiempo
Por producto o servicio
- KPI's
- Ventas alcanzadas
- Social proof
Los de región o área pueden no aplicar a tu presentación -de tu empresa o de tu cliente- pero siempre es interesante presentar cómo está la competencia en tu entorno o compararla con la de otros países más punteros. Si ese es el caso, podrías tener en cuenta los siguientes aspectos e incluirlos en tu presentación:
- Análisis comparativo por región
- Encuesta a clientes y potenciales clientes
- Previsión de proyección respecto al entorno
Una imagen más que mil datos
Ya sé que la expresión es “una imagen vale más que mil palabras” pero en este caso un gráfico vale más que mil datos. Espero que no se te ocurra ponerle a tu audiencia una tabla con una infinidad de datos porque pasarán dos cosas:
- No lo van a leer
- Perderás toda su atención
Aprovéchate de los recursos que te ofrecen las herramientas que estés usando y apuesta por los gráficos. Además de que te ayudará con el autocontrol y será lo mejor para obtener la comprensión de tu audiencia.
No quiero despedirme sin antes proponerte un ejercicio:
Hablar en público puede ser retador, y más cuando de lo que digas dependerán muchas acciones. Así que te propongo este ejercicio para que lo pongas en práctica antes de cada presentación:
1| Elabora tu presentación (slides) con tiempo suficiente.
2| Recopila toda la información que necesites por si tuvieses que mostrarla en directo.
3| Practica delante del espejo tus movimientos -deben de ser naturales-, tu tono de voz y el ritmo.
4| Controla tu respiración. La meditación puede ser tu mejor aliada.
5|Elige un punto fijo cuando estés delante de todos. A veces el no saber a donde mirar nos genera intranquilidad.
¡Estoy segura de que estos ejercicios te ayudarán a hacer la mejor presentación de resultados!
Ahora dime, ¿y si los datos que tuvieras que presentar fueran los resultados de una auditoría?
Sí, efectivamente, antes de saber cómo presentar esos números tendrías que saber cómo obtenerlos y, sobre todo, saber interpretarlos. Puede parecer complejo pero en mi misión siempre ha estado ayudar y educar. Y, gracias a que no pierdo el foco de lo que me apasiona -la enseñanza- he podido crear el programa para marketers Business Marketing Strategy, en el que uno de los grandes pilares es la auditoría (qué es, cómo realizarla y cómo puede ayudar a tu negocio o al de tus clientes) y el pensamiento analítico y estratega que lleva consigo.
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